전남교육청 전경[전남인터넷신문/안애영 기자]전라남도교육청이 직원 개인 PC 중심의 문서 관리 방식을 개선하고 행정 업무의 효율성과 보안성을 높이기 위해 본청 전 부서를 대상으로 ‘문서중앙화시스템’ 구축을 마쳤다고 27일 밝혔다.

지난 2월부터 4월까지 순차적으로 추진된 이번 시스템 도입은 각종 업무 자료를 중앙 저장소에서 통합 관리함으로써 부서 간 협업 기반을 강화하는 데 초점을 맞췄다.

특히 이번 시스템 구축으로 직원들은 사무실뿐만 아니라 외부에서도 동일한 업무 환경에서 문서를 안전하게 활용할 수 있는 스마트오피스 기반을 갖추게 됐다. 이를 통해 장소에 제약을 받지 않는 유연한 업무 수행이 가능해졌으며 출장이나 재택근무 시에도 도교육청 행정업무의 연속성이 유지될 수 있다.

시스템의 주요 기능으로는 중앙 저장소 기반의 문서 통합 관리와 부서별 공유 폴더를 활용한 협업 기능, 문서 변경 이력 자동 저장 등이 지원된다. 인사이동이나 업무 변경 시 유용한 폴더 단위 업무 인계 기능이 포함됐으며, 사용자 권한에 따른 열람 통제 및 외부 반출 승인 절차를 적용하고 랜섬웨어 등 이상 징후가 발생하면 접근을 즉시 차단하는 보안 기술도 탑재했다.

자료의 안전성을 높이기 위해 인증서 기반 접속 체계를 마련하고 사용자 권한 관리를 세분화한 점도 특징이다. 내부 자료를 외부로 반출할 때는 반드시 사전 승인 절차를 거치도록 설계해 도교육청 정보와 문서 보안 관리 체계를 한층 더 강화했다.

김영길 글로컬미래교육과장은 “문서중앙화시스템은 단순한 문서 저장 방식의 변화가 아니라 행정 업무의 효율성과 보안성을 함께 높이는 디지털 행정 기반”이라며 “직원들이 보다 안전하고 편리한 환경에서 업무를 처리할 수 있도록 현장 지원과 운영 체계를 지속해서 강화해 나가겠다”라고 말했다.

전남교육청은 앞으로도 시간과 공간의 구애 없이 업무 수행이 가능한 스마트오피스 환경 구축을 지속해서 확대해 나가며 행정업무 전반의 효율성과 직원들의 근무 편의성을 함께 높여갈 계획이다.