행정안전부는 전자문서유통 대상 기관을 대폭 확대하여 행정․공공기관간 문서 생산 및 유통비용을 획기적으로 절감하고 업무의 효율성을 크게 향상시키고 있다.

전자문서 유통시스템은 행정기관 뿐 아니라 교육기관과 공공기관 상호간에 전자적으로 문서를 송수신할 수 있도록 개발된 시스템이다.

이 시스템은 송수신뿐만 아니라 문서유통의 전 과정을 기록 관리하여 문서의 송수신 여부를 증명할 수 있는 일종의 배달증명시스템까지도 구축되어 있다.

전자문서 유통시스템은 지난 2000년에 중앙부처에 이어 2001년에는 시도, 2002년 시군구 등 행정기관에 우선적으로 구축하여 왔고, 교육청 및 공사․공단 등 공공기관으로 단계적으로 확대되었다.

특히, 2011년에는 419개 공공기관까지 확대하여, 2011년 1월 현재 모든 행정기관(518개)을 비롯하여, 공사․공단, 특수법인, 각급 학교 등 총 1,724개 기관(문서발생량이 상대적으로 적은 120여개 공공기관 제외)까지도 확대를 완료함으로써 공공분야 대다수가 전자적으로 문서유통이 가능하게 되었다.

※ 이용기관 추이(건) : ‘05(550) → ‘07(809) → ’09(1,305) → ‘10(1,724)

이러한 이용기관의 확대에 따라 문서유통건수도 매년 증가하여 2005년 3,000만건에서 2010년에는 2배 이상 증가한 7,000만 건을 돌파했다.

※ 전자문서유통 추이(만건) : ‘05(3,147) → ‘07(4,748) → ’09(6,468) → ‘10(7,313)

전자문서유통시스템이 확대 구축됨에 따라, 과거 공문서 발송에서 접수까지 2～4일 걸렸던 것이 1분 이내로 단축되었다.

또한, 결재 후 팩스나 우편 등으로 보내졌던 종이 출력물은 자연스럽게 사라져 종이 없는(Paperless) 행정 구현에 크게 기여하게 되었다.

그 외에도 수신기관의 공문서 접수상황* 등을 일일이 전화로 확인할 필요 없이 모니터로 확인하는 등 공공기관의 행정효율성 향상에 크게 기여했다.


2010년 한 해 동안 전자적으로 유통된 공문서가 7,313만 건인 점을 감안하면, 연간 약 1,257억원의 비용절감 효과를 거둔 것으로 분석되고 있다.

비용절감 효과 = 1,257억원
= 7,313만건(연간 유통량) * 1,720원(등기우편료)
* 등기우편 시의 인건비, 종이사용비용, 전자적 처리에 따른 절약시간 환산비용 등의 절약효과는 불포함

박동훈 행정안전부 제도정책관은 “향후 전자문서유통시스템이 구축되지 않은 120여개 공공기관에 대해서도 점차적으로 확대해 나갈 계획”이라며, “스마트폰 및 태블릿 PC 등에서도 전자결재와 문서유통이 가능하도록 ‘모바일 전자문서유통 환경’을 구축하여 공공분야 스마트 오피스 구현을 통한 경쟁력 강화를 도모해 나갈 예정”이라고 밝혔다.